Privacyverklaring
SKIN INSTITUTE – Barendrecht · Avenue Carnisse 240, 2993 ML Barendrecht · KvK 24323237
Je vertrouwt ons je huid toe, en daarmee ook informatie over je gezondheid. Daar gaan we zorgvuldig mee om. Hieronder lees je precies welke gegevens we bewaren, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt.
1 · Wie is verantwoordelijk
SKIN INSTITUTE – Barendrecht, Avenue Carnisse 240, 2993 ML Barendrecht, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens. Je bereikt ons op 0180 620 030 (ook via WhatsApp) of via support@skininstitutebarendrecht.nl.
2 · Welke gegevens we verwerken
Gewone persoonsgegevens
- Contactgegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum
- Afspraakgegevens: welke behandelingen je hebt gehad en wanneer
- Betaalgegevens: factuurgegevens en betaalhistorie
- Correspondentie: wat we per mail, via WhatsApp of via het contactformulier met je uitwisselen
Gegevens over je gezondheid
Om je veilig en effectief te kunnen behandelen leggen wij ook gegevens vast over je huid en gezondheid. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens, waarvoor strengere regels gelden.
- Huidgegevens: je huidconditie, klachten en de uitkomsten van de 3D-huidscan
- Gezondheidsgegevens: medicijngebruik, allergieën, aandoeningen, zwangerschap
- Behandelverslag: wat we hebben gedaan, hoe je huid reageerde en welk advies je kreeg
- Foto's van je huid: alleen als je daar toestemming voor geeft
- Testuitslagen: bijvoorbeeld van een bloedvlektest, als je die laat doen
Waarom we dit mogen vastleggen. Voor gezondheidsgegevens vragen wij je uitdrukkelijke toestemming tijdens de intake. Zonder die gegevens kunnen we niet beoordelen of een behandeling voor jou veilig is. Je kunt je toestemming altijd intrekken; wel kan het dan zijn dat we bepaalde behandelingen niet meer kunnen uitvoeren.
Gegevens die we via de website verzamelen
Bezoek je onze website, dan worden er ook gegevens vastgelegd. Welke dat zijn hangt af van de cookies die je accepteert (zie hoofdstuk 7).
- Technische gegevens: je IP-adres, browser en apparaattype
- Bezoekgegevens: welke pagina's je bekijkt, hoe lang je blijft en via welke pagina je binnenkwam
- Advertentiegegevens: of je onze advertentie hebt gezien of aangeklikt, en of je daarna een afspraak hebt gemaakt
3 · Waarvoor we je gegevens gebruiken
We gebruiken je gegevens alleen voor de doelen hieronder. Bij elk doel staat de grondslag: de wettelijke reden waarom we dat mogen.
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Je afspraak inplannen en uitvoeren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Beoordelen of een behandeling veilig is en een huidplan opstellen | Uitdrukkelijke toestemming |
| Je behandelhistorie bijhouden voor vervolgafspraken | Uitvoering van de overeenkomst en toestemming |
| Contact met je opnemen over je afspraak, en je een herinnering sturen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Je vragen beantwoorden via telefoon, e-mail of WhatsApp | Uitvoering van de overeenkomst, of gerechtvaardigd belang als je (nog) geen klant bent |
| Factureren en administratie voeren | Wettelijke verplichting |
| Je een nieuwsbrief of aanbieding sturen | Toestemming. Je kunt je altijd afmelden |
| Foto's gebruiken op website of social media | Aparte, uitdrukkelijke toestemming |
| Meten hoe onze website wordt gebruikt en hem verbeteren | Toestemming via de cookiemelding |
| Advertenties tonen op social media en meten of ze werken | Toestemming via de cookiemelding |
| Je een advertentie tonen omdat je onze website hebt bezocht | Toestemming via de cookiemelding |
| Klachten afhandelen en onze dienstverlening verbeteren | Gerechtvaardigd belang |
Wat we niet doen. We gebruiken je gezondheidsgegevens, huidfoto's en behandelgegevens nooit voor advertenties, en we delen ze niet met adverteerders of social media. Wat je ons over je huid vertelt blijft binnen het instituut en je behandeldossier.
4 · Met wie we gegevens delen
Wij verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die ons helpen ons werk te doen. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten, waarin staat wat zij wel en niet met je gegevens mogen.
| Partij | Waarvoor | Welke gegevens |
|---|---|---|
| Salonized | Ons afspraken- en klantsysteem | Contactgegevens, afspraken, behandelhistorie, betaalgegevens |
| Onze hostingpartij | Website en e-mail | Wat je ons mailt, en technische gegevens van je websitebezoek |
| Ons boekhoudkantoor | Financiële administratie | Factuurgegevens |
| Onze betaalprovider | Betalingen in het instituut en online | Betaalgegevens. Wij zien nooit je volledige rekening- of kaartnummer |
| Salonized | Versturen van de nieuwsbrief | Naam en e-mailadres, alleen als je je hebt aangemeld |
| WhatsApp (Meta) | Berichten die je ons via WhatsApp stuurt | Je telefoonnummer, je naam zoals die in WhatsApp staat en de berichten die we uitwisselen |
| Google Analytics | Meten hoe de website wordt gebruikt | Bezoekgegevens en een verkort IP-adres, alleen met je toestemming |
| Meta (Facebook en Instagram) | Advertenties tonen en meten | Bezoekgegevens en een versleutelde herkenning, alleen met je toestemming |
| Het laboratorium | Alleen bij een bloedvlektest | Je testmateriaal en de gegevens die daarbij horen, alleen met je toestemming |
Daarnaast kunnen wij gegevens moeten verstrekken aan bijvoorbeeld de Belastingdienst of een toezichthouder, als de wet ons daartoe verplicht.
Over WhatsApp. WhatsApp is handig voor een snelle vraag of om een afspraak te verzetten. Stuur ons via WhatsApp liever geen gezondheidsinformatie of foto's van je huid. Die bespreken we graag tijdens je afspraak, zodat ze veilig in je dossier terechtkomen.
5 · Doorgifte buiten de Europese Unie
De meeste partijen hierboven verwerken je gegevens binnen de Europese Unie. Bij Google en Meta (waaronder WhatsApp) kunnen gegevens ook in de Verenigde Staten worden verwerkt. Beide bedrijven zijn aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework, de regeling op grond waarvan doorgifte naar de VS is toegestaan, en we hebben met beide de standaardafspraken van de Europese Commissie gesloten als aanvullende waarborg.
Wil je dat je gegevens hier helemaal buiten blijven? Weiger dan de analytische en marketingcookies in de cookiemelding, en neem contact met ons op via telefoon of e-mail in plaats van WhatsApp. De website werkt gewoon door.
6 · Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren je gegevens niet langer dan nodig. Daarna verwijderen we ze.
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Facturen en financiële administratie | 7 jaar: de wettelijke bewaarplicht van de Belastingdienst |
| Klantgegevens, behandeldossier en huidscans | 5 jaar na je laatste afspraak |
| Foto's van je huid | 5 jaar na je laatste afspraak, of direct als je je toestemming intrekt |
| E-mail en andere correspondentie | 5 jaar, gelijk aan je dossier, omdat er vaak informatie over je huid in staat |
| WhatsApp-berichten | We bewaren WhatsApp-berichten niet. Is iets van belang voor je behandeling, dan nemen we dat op in je dossier |
| Nieuwsbriefgegevens | Tot je je afmeldt |
| Websitegegevens via Google Analytics | 14 maanden |
| Advertentiegegevens via Meta | Maximaal 180 dagen |
| Sollicitaties | 4 weken na afronding, of 1 jaar als je daar toestemming voor geeft |
Vraag je ons eerder om je gegevens te verwijderen, dan doen we dat. Behalve voor de gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen.
7 · Cookies en advertenties
Een cookie is een klein bestandje dat bij je websitebezoek op je apparaat wordt opgeslagen. Wij gebruiken drie soorten.
| Soort | Waarvoor | Toestemming nodig? |
|---|---|---|
| Functioneel | Om de site te laten werken: je voorkeuren onthouden en het afsprakensysteem laten functioneren | Nee |
| Analytisch | Om te zien hoe de site gebruikt wordt en hem te verbeteren (Google Analytics) | Ja |
| Marketing | Om onze advertenties te tonen en te meten of ze werken (Meta Pixel) | Ja |
Advertenties op Facebook en Instagram
Wij adverteren op social media. Om te kunnen zien of dat werkt, staat er op onze website een Meta Pixel. Accepteer je marketingcookies, dan registreert die dat je onze site hebt bezocht en of je daarna een afspraak hebt gemaakt.
Daardoor kan het gebeuren dat je later een advertentie van ons ziet omdat je onze website hebt bekeken. Dat heet remarketing. Wat je op onze site hebt bekeken (welke huidprobleem-pagina bijvoorbeeld) wordt daarbij niet als onderwerp aan Meta doorgegeven, en je gezondheidsgegevens komen daar sowieso nooit in terecht.
Wil je dit niet? Weiger de marketingcookies in de cookiemelding. Je kunt daarnaast in je eigen Facebook- of Instagram-instellingen aangeven welke advertenties je wilt zien.
Je keuze wijzigen
Bij je eerste bezoek vragen we in een melding welke cookies je accepteert. Zolang je geen keuze hebt gemaakt plaatsen we alleen functionele cookies. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen onderaan de website, en cookies verwijderen via de instellingen van je browser.
8 · Hoe we je gegevens beveiligen
Wij nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang. Onze website werkt met een beveiligde verbinding (SSL), ons klantsysteem is met een persoonlijk wachtwoord beveiligd en alleen medewerkers die je gegevens nodig hebben voor je behandeling kunnen erbij.
Papieren dossiers en toestemmingsformulieren bewaren we achter slot. Gaat er onverhoopt toch iets mis met je gegevens, dan melden wij dat waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij jou als dat voor jou van belang is.
9 · Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- Je gegevens in te zien: je mag altijd opvragen wat we van je hebben vastgelegd
- Gegevens te laten corrigeren als er iets niet klopt
- Gegevens te laten verwijderen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren
- De verwerking te laten beperken als je bijvoorbeeld de juistheid van gegevens betwist
- Je toestemming in te trekken, bijvoorbeeld voor foto's, de nieuwsbrief of cookies
- Bezwaar te maken tegen een verwerking. Tegen reclame kun je altijd en zonder opgaaf van reden bezwaar maken
- Je gegevens over te laten dragen naar een andere partij, in een gangbaar bestandsformaat
Een verzoek doe je via support@skininstitutebarendrecht.nl. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je te legitimeren.
10 · Geautomatiseerde besluiten en minderjarigen
Geen geautomatiseerde besluitvorming. Je huidplan wordt altijd door een huidspecialist opgesteld. De 3D-huidscan levert meetgegevens, maar er wordt nooit door een computer besloten welke behandeling je krijgt.
Jonger dan 16? Dan mogen wij je gegevens alleen verwerken met toestemming van je ouder of verzorger. Bij een behandeling van een minderjarige vragen we die toestemming altijd vooraf.
11 · Klacht indienen
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, bespreek dat dan eerst met ons. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
12 · Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we met een nieuwe leverancier gaan werken of een nieuw advertentiekanaal gebruiken. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum onderaan.